Tem por hábito retardar as tarefas, tanto no trabalho como em casa?
Hoje no Dia Mundial da Produtividade trazemos-lhe algumas dicas que podem ajudá-lo a pôr um ponto final nesses hábitos. Atualmente com as redes sociais, as séries, os filmes e toda a informação online torna-se cada vez mais difícil manter o foco e a concentração. As tarefas mais aborrecidas acabam por ser as primeiras a ser vítimas de procrastinação, que se trata da arte de adiar as coisas e substituir essas mesmas tarefas por outras.
Há quem o faça mesmo por medo de falhar, auto sabotando-se mesmo antes de começar. Seja por preguiça, ou por medo de enfrentar o que tem que fazer, ceder constantemente a este sentimento pode prejudicar (e muito) a sua produtividade. Anote as seguintes sete dicas para conseguir ser mais produtivo.
1. Perceba em que horário é mais produtivo
Todos nós somos diferentes e a verdade é que os ciclos produtivos variam muito de pessoa para pessoa. Alguns preferem começar o dia bem cedo e aproveitar ao máximo a parte da manhã. Outros são mais ativos à noite. Caso tenha essa possibilidade, procure identificar os horários em que consegue manter-se concentrado durante mais tempo e organize a agenda com base nisso. Deixe as tarefas mais simples para as horas mais calmas e as mais importantes/urgentes para a altura do dia em que se sente com mais disposição para trabalhar.
2. Escreva metas e objetivos
Após identificar o horário mais produtivo, a segunda dica para parar de adiar coisas é escrever metas e objetivos. Pode ser um cliché da produtividade, mas, a verdade, é que ter um suporte físico e visual dos objetivos pode ser uma ajuda para manter o foco. Pode utilizar um caderno, um planner, agenda ou mesmo as notas do telemóvel ou do computador. O ideal é que aponte quais os objetivos do dia, da semana ou do mês e vá assinalando conforme os conclua. Ver os itens concluídos vai deixá-lo mais motivado e com maior disposição para completar a restante lista.
3. Priorize as tarefas mais importantes
Ao enumerar os objetivos ou as tarefas convém fazê-lo por ordem de prioridade e, se possível, de acordo com os horários mais produtivos. Por maior que seja o fluxo de trabalho, é importante distinguir os trabalhos que não podem de maneira nenhuma sofrer atrasos, daqueles que não requerem igual urgência.
4. Organize as tarefas por horários
Em termos de organização e planeamento, uma boa forma de parar de adiar coisas passa por distribuir as tarefas por horários específicos. Tal e qual o horário escolar, em que cada disciplina é dada em determinada hora. Poderá fazer o mesmo com as suas tarefas do dia, desde as profissionais às relacionadas com a gestão do lar.
Se trabalhar em equipa é importante que crie uma linha do tempo para concluir cada fase do projeto, garantindo que tudo é feito atempadamente. Quando os prazos são distantes facilmente se cria uma tendência para a procrastinação e o trabalho acaba por se acumular nos últimos dias. O ideal é evitar ter que fazer noitadas no escritório.
5. Divida as tarefas em mini tarefas
Se é uma pessoa que faz listas para tudo, vai adorar esta dica. Dividir as tarefas em mini tarefas pode ajudar a sentir-se ainda mais motivado, já que vai ter mais itens para assinalar ao longo do dia, chegando ao final com mais conquistas.
A verdade é que a procrastinação surge, muitas vezes, associada ao medo de enfrentar grandes e complicadas tarefas, precisamente por receio de não estarmos à altura do desafio. Se separar esse projeto por metas mais pequenas, conseguirá relativizar o grau de dificuldade e evitar sentimentos de stress e ansiedade.
6. Evite distrações
Embora seja importante evitar distrações, nem sempre é fácil resistir ao chamamento das notificações constantes. Por isso, a dica para evitar distrações é exatamente desligá-las. Se tem por hábito estar constantemente a consultar o telemóvel, as redes sociais ou os emails, ative o modo “não incomodar” (disponível em muitos smartphones) ou simplesmente o modo avião.
Há, inclusive, algumas aplicações disponíveis para o ajudar a manter focado no trabalho e, em muitos casos, a música pode ser de grande ajuda.
7. Experimente o método Pomodoro
A última dica para parar de adiar coisas é o método Pomodoro. Esta técnica consiste em dividir o trabalho por períodos de 25 minutos, separados por pequenos intervalos. Ou seja, durante 25 minutos trabalha completamente focado, sem interrupções ou interferências externas. Passado esse tempo, faz uma pausa de cinco minutos para descansar, apanhar ar ou consultar as redes sociais. Quando completar quatro ciclos de 25 minutos de trabalho e cinco de descanso faz uma pausa maior, de 30 minutos.
Acaba por ser uma técnica que funciona com base na recompensa, sendo que se completar o proposto (trabalhar durante 25 minutos) pode fazer uma pausa como forma de retribuição.
Além de todas as técnicas, pode ainda adotar a regra de um minuto. Sempre que precise de fazer algo que demore menos de um minuto a fazer, faça-o nesse mesmo momento. Pode ser arrumar a mala quando chega a casa, responder a um email rápido ou colocar um prato na máquina. São tarefas curtas, breves, mas que se não forem sendo feitas, vão acumular com outras e no total já não lhe bastará.
Fonte: lifestyle.sapo.pt
