Técnicas de Arquivo e Gestão Documental

Gerais:

Facilitar o acesso e gestão da informação nas instituições, através da compreensão e aplicação de princípios gerais de gestão documental e arquivo.

Específicos:

Concluída a ação de formação, os e-alunos deverão ser capazes de:

– Enunciar os principais conceitos relacionados com a organização e as técnicas de arquivo;

– Distinguir os diferentes tipos de arquivo;

– Apreender as técnicas de organização documental, de acordo com os princípios apreendidos;

– Compreender os documentos legislativos relacionados com os arquivos e gestão documental;

– Adquirir competências para elaborar planos de classificação, de acordo com as necessidades da sua instituição;

– Efetuar uma abordagem e um tratamento integrado dos arquivos, desde a criação até ao destino final dos documentos.

1. Gestão documental

1.1 História da Gestão Documental

1.2 Caracterização de um arquivo

1.3 Características do documento de arquivo

1.4 Unidades arquivísticas

1.5 Unidades de instalação

2. Os arquivos – Sistemas de Informação

2.1 Os Arquivos nas Instituições: Arquivar é uma necessidade

2.2 Em torno dos conceitos: O ciclo de vida dos documentos e suas etapas (Records Lifecycle)

2.3 Tipos de arquivo:

2.3.1 Arquivos correntes ou administrativos,

2.3.2 Arquivo intermédio

2.3.3 Arquivo Histórico ou Definitivo

2.4 As normas de Gestão Documental: a norma ISO 15489

3. A organização

3.1 A Ordenação Arquivística

3.2 A ordenação: Tipos de Ordenação

3.3 A classificação: princípios e tipos de planos de classificação

4. A avaliação de documentação administrativa

4.1 Desafio e responsabilidade

4.2 Critérios (Legislação)

4.3 Etapas (seleção e tabela de temporalidade de documentação administrativa)

4.4 Ética nas Organizações

5. Implementação de um sistema de gestão documental

5.1 A nova Cultura Digital

5.2 Organização dos documentos em ambiente digital (metadados)

5.3 Aplicação de Sistemas Informáticos – Gestão Integrada

5.4 Controlo do fluxo da Informação

5.5 Proteção de dados

Esta formação em Técnicas de Arquivo e Gestão Documental destina-se a profissionais que lidam com a organização e gestão de documentos, incluindo bibliotecários, arquivistas, assistentes administrativos, advogados, gestores e consultores. Em qualquer organização, a informação deve ser acessível, segura e bem estruturada para garantir eficiência operacional e conformidade legal.

Muitos profissionais enfrentam desafios na organização de arquivos físicos e digitais, resultando em dificuldades na recuperação de documentos, desperdício de tempo e falhas na tomada de decisão. A crescente digitalização das empresas exige competências específicas para gerir a informação de forma estratégica e segura.

Esta formação ensina os princípios fundamentais da gestão documental, integrando novas tecnologias para otimizar processos e reduzir custos. Os participantes aprendem a estruturar arquivos de forma eficaz, garantindo a proteção e acessibilidade da informação dentro da organização.

A avaliação final depende da avaliação obtida nos testes

A conclusão da formação com Aproveitamento implica a obtenção de uma classificação final igual ou superior a 10 (dez) valores na nota de avaliação final, numa escala de 0 a 20 valores. A conclusão da formação com aproveitamento resulta na obtenção de um Certificado de Formação Profissional, emitido de acordo com os requisitos legais em vigor, que será disponibilizado na área do e-aluno no site da FormaçãOnline até um prazo máximo de 15 dias após a conclusão da ação de formação.